Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Päivitetty: 13.10.2022
Tässä selosteessa kuvataan, kuinka käsittelemme asiakkaidemme, toimittajiemme ja muiden sidosryhmiemme yhteyshenkilöiden sekä verkkosivujemme vierailijoiden henkilötietoja.
1 Rekisterinpitäjä
Z-Forest Oy (3177669-6)
Osoite: Suonsaarentie 8 A, 50170 MIKKELI
(jäljempänä ”me”)
2 Yhteystiedot rekisteriasioissa
Osoite: Suonsaarentie 8 A, 50170 MIKKELI
Sähköposti: tietosuoja@zertiforest.com
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti edellä ilmoitettuun yhteyspisteeseen.
3 Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
| HENKILÖTIETOTYYPIT | KÄSITTELYN TARKOITUS | LAILLINEN PERUSTE |
|---|---|---|
| Rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, syntymäaika, asiakasnumero ja asiointikieli, kiinteistörekisteritiedot Rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoitetiedot Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot | Palveluidemme toimittaminen, järjestäminen ja kehittäminen Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) Asiakassuhteemme hoitaminen | Oikeutettu etu Sopimuksen täytäntöönpaneminen Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset). Oikeutettu etu |
| Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot | Sähköinen suoramarkkinointi (ml. sähköiset kyselytutkimukset) | Suostumus (yksityishenkilöt) tai oikeutettu etu (yritykset). |
| Asiaskassuhteeseen ja sopimuksiin liittyvät tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista ja toimeksiannoista, yhteydenpitoon liittyvät tiedot, laskutustiedot | Sopimus- ja muiden lupaustemme täyttäminen Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito | Sopimuksen täytäntöönpaneminen Oikeutettu etu |
| Tiedot koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet | Käyttäytymisen analysointi, profilointi | Suostumus |
4 Tietolähteet
Vastaanotamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: henkilöltä itseltään, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.
5 Kenelle luovutamme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa palveluiden tarjoamiseen osallistuville osakkuusyrityksillemme sekä juridisille ja taloudellisille tai muille vastaaville konsulteille, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä tietojen osalta.
Kehitysvaiheessa olevien projektien johdosta emme voi nimetä jokaista alihankkijaamme, joten olemme päätyneet nimeämään vain alihankkijatyypit. Käyttäessämme alihankkijoita, olemme muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistuneet siitä, että alihankkija käsittelee henkilötietoja vain kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty.
Käsittelemme tietoja lähtökohtaisesti EU/ETA-alueella. Palveluidemme toteuttamisessa tarvittavat IT-hallinnon järjestelmät mahdollistavat kuitenkin tietojen siirron EU/ETA-alueen ulkopuolelle, kuten Yhdysvaltoihin. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.
6 Tietojen suojaaminen
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien ja tietokantojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla on tehtäviensä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
7 Säilytysaika
Säilytämme asiakkaiden ja muiden sidosryhmien henkilötietoja asiakkuuden tai sopimuksen keston ajan sekä tarvittavan vaatimus- ja kanneajan tämän jälkeen. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytämme 5 vuoden ajan.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
8 Oikeutesi rekisteröitynä
Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Siltä osin kuin olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään automaattisesti antamasi suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.